2016年广东省佛山市医用耗材及检验试剂关于重视和做好网上订单发货确认、日常监控等工作的通知
各成交供应商、各配送企业：
根据《佛山市医疗机构医用耗材集中招标采购监督指导委员会关于做好2016年佛山市医疗机构医用耗材及检验试剂集中采购成交产品网上交易的通知》的第五点“成交供应商要严格执行《2016年佛山市医疗机构医用耗材及检验试剂集中采购成交确认合同》、《2016年佛山市医疗机构医用耗材及检验试剂集中采购实施方案》和《2016年佛山市医疗机构医用耗材及检验试剂集中采购文件》的各项规定，做好网上交易的各项工作，及时完成网上订单确认和成交产品配送工作”，以及采购文件、实施方案等文件的相关规定，各企业须重视和做好海虹医药数据管理平台（http://smix.emedchina.cn）网上订单的发货确认、日常监控等工作，具体通知如下：
一、部分网上订单存在不阅读、只阅读不确认发货、实际已送货但网上不确认发货、过早确认发货或发货数量有误等情况，影响合同的监管、检查和医疗机构的采购管理。请各企业在规定的供货期限内，对即将发货的网上订单实时、准确地做好发货确认操作，否则将根据采购文件按违约违规行为处理〔详见采购文件“11.2.2供应商违约违规行为及处理”和“11.2.3配送企业（包括供应商自行配送）违约违规行为及处理”〕。网上订单的发货确认操作说明和注意事项如下：
1、操作说明：
条形码维护及备货、非条码备货的相关操作，详见附件。
2、注意事项：
（1）只有相应的配送企业，才能对订单商品操作发货确认；
（2）操作发货确认后，才能打印备货明细；
（3）订单商品确认发货后，医疗机构将看到其状态为已发货，作为判断配送企业即将发货的依据。因此，配送企业须确保在实际发货前对订单商品操作发货确认，避免出现不确认发货（如只阅读不确认发货，仅为已阅读状态，不代表即将发货）、过早确认发货（影响医疗机构的采购管理和临床使用）等情况；
（4）医疗机构对网上订单操作到货确认时，将优先按照发货记录进行确认操作，请各配送企业操作备货时，严格按照订单商品的采购数量准确添加发货信息，同一订单商品的累计发货数量不得大于采购数量。如有特殊情况的，须尽快联系医疗机构协商处理，并做好跟进工作，避免遗忘和事后难以核实，影响订单的准确性，例如：
①因包装问题导致实际发货数量大于网上订单商品采购数量的，可联系医疗机构对多出的数量另行发送订单或作废原订单商品重新发送正确的订单；
②因库存不足导致实际发货数量小于网上订单商品采购数量的，可提醒医疗机构在验收入库后尽快操作到货确认（避免遗忘）或作废原订单商品重新发送正确的订单。
二、部分网上订单存在配送企业有误、到货数量有误、商品有误等情况，影响合同的监管、检查和医疗机构的采购管理。请各企业配合做好以下日常监控工作，共同维护网上订单的准确。
1、无论配送企业，还是作为成交供应商的经销企业，均应经常查看网上订单，及时发现有误订单。一旦发现网上订单有误，须尽快联系医疗机构协商处理，并做好跟进工作，避免遗忘和事后难以核实，影响订单的准确性。
2、需要注意的系统操作：
（1）经销企业可进入“耗材交易-经销订单查看”菜单查看其所有配送商的订单；
（2）医疗机构发出的退货单，须由相应的配送企业进入“耗材交易－订单退货”菜单，对相应退货单点击右方“操作”下的“明细”图标按钮，在弹出的“退货明细”框中，勾选相应的退货商品，点击下方的“同意退货”，才能生效。
三、经销企业作为成交供应商，须针对上述情况对网上订单、配送企业做好日常的监控工作，及时发现问题，督促、协调、跟踪处理。
四、如需技术协助，请咨询：0757－83636010、83636083、83636078，谭先生或钟先生、林先生、彭先生。
广东海虹药通电子商务有限公司佛山分公司
二〇一七年三月六日